oĐơn vị thực hiện mua vật tư hàng hóa về nhập kho theo một trong các hình thức: mua vật tư hàng hóa chưa thanh toán, mua vật tư hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi hoặc rút dự toán chuyển khoản. Quy trình thực hiện như sau

✓Căn cứ vào đề nghị giao hàng của nhà cung cấp, kế toán lập phiếu nhập kho.

✓Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho nhận vật tư, hàng hóa vào trong kho, đồng thời ghi sổ kho.

✓Căn cứ vào phiếu nhập kho đã có chữ ký của thủ kho và người giao hàng và chứng từ mua hàng, kế toán ghi sổ chi tiết vật tư.

oKhi có nhu cầu sử dụng công cụ dụng cụ đơn vị thực hiện xuất kho đồng thời ghi tăng công cụ dụng cụ đưa vào sử dụng

oKhi nhập kho ghi nhận

▪Nợ Tk 153/Có TK 111, 112,461,462.

oKhi xuất kho dùng

▪Nợ TK 661 (hoặc 662)/Có TK 153

▪Đồng thời Nợ TK 005

Để thực hiện khai báo, anh chị có thể làm theo 1 trong 2 cách sau:

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

➢Cách 1:  Anh chị vào Danh mục\ Công cụ dụng cụ, nhấn Thêm trên thanh công cụ để khai báo. Anh chị lưu ý nhập đầy đủ các thông tin có dấu (*): mã CCDC, tên CCDC, loại CCDC. Sau đó nhấn Cất để hoàn thành việc khai báo.

➢Cách 2: Anh chị có thể nhập khẩu danh mục CCDC từ file excel đã có sẵn bằng cách vào Tệp\ Nhập khẩu dữ liệu từ excel, nhấn Tiếp theo, sau đó chọn Đường dẫn đến tệp dữ liệu là file excel có danh sách CCDC của đơn vị. Anh chị lưu ý chọn đúng sheet chứa dữ liệu, số thứ tự dòng tiêu đề trong file excel, và tích đúng Loại dữ liệu là Danh mục, danh mục cần nhập khẩu là Công cụ dụng cụ.

➢Sau đó anh chị tích chọn Tiếp theo, để nhập khẩu.

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

✓Anh chị vào phân hệ Vật tư hàng hóa, chọn Nhập kho, sau đó tích chọn hình thức Nhập kho tương ứng: Ví dụ đơn vị mua CCDC nhập kho bằng chuyển khoản, anh chị chọn Nhập mua bằng chuyển khoản kho bạc.

✓Phần mềm hiển thị giao diện chứng từ nhập kho từ chuyển khoản kho bạc. Anh chị tiến hành nhập các thông tin chung: Đơn vị nhận tiền, lý do chi, ngày hạch toán, số chứng từ chuyển khoản, số chứng từ nhập kho...

✓Ở phần chi tiết, anh chị chọn mã CCDC đã khai báo trước đó, chọn Kho thực tế nhập CCDC vào, hạch toán đầy đủ tài khoản nợ, có, nhập số lượng, đơn giá.

✓Tiếp theo anh chị tích sang tab Mục lục ngân sách (MLNS), điền đầy đủ thông tin Nguồn, chương, loại khoản, mục, tiểu mục.

✓Anh chị kiểm tra các thông tin, sau đó nhấn Cất để hoàn thiện chứng từ Nhập kho.

✓Tại đây, anh chị có thể in được Giấy rút dự toán, Phiếu nhập kho.

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

✓Anh chị vào phân hệ Vật tư hàng hóa, chọn Xuất kho. Phần mềm hiển thị giao diện lập chứng từ xuất kho như hình.

✓Ở phần thông tin chung, anh chị chọn Người nhận, điền lý do xuất. Số phiếu xuất sẽ được hiển thị theo thứ tự mặc định, anh chị có thể sửa lại theo mong muốn.

✓Ở phần hạch toán chi tiết, anh chị chọn mã CCDC cần xuất, chọn đúng kho (kho này là kho trước đó anh chị đã nhập CCDC vào). Anh chị lưu ý điền đầy đủ số lượng, hạch toán chi tiết. Sau đó anh chị tích chọn tab MLNS để điền nguồn, chương, loại khoản, mục tiểu mục tương ứng.

✓Riêng cột Đơn giá: Nếu anh chị chọn Phương pháp tính giá Đích danh, phần mềm sẽ hiển thị lô nhập CCDC đó còn tồn để anh chị lựa chọn. Nếu anh chị chọn các phương pháp tính giá khác, phần mềm sẽ thực hiện tính đơn giá tự động khi anh chị vào phân hệ Vật tư hàng hóa, chọn Tính giá xuất kho.

✓Anh chị kiểm tra lại thông tin, sau đó nhấn Cất để hoàn thành việc nhập chứng từ xuất kho.

✓Tại đây, anh chị có thể in Phiếu xuất kho.

oTrường hợp đơn vị dùng phần mềm QLTS.VN để quản lý CCDC:

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

✓Anh chị thực hiện lấy chứng từ ghi tăng CCDC từ phần mềm QLTS về, chi tiết anh chị tham khảo Tại đây.

oTrường hợp đơn vị dùng phần mềm Mimosa để quản lý CCDC:

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

✓Sau khi nhập phiếu xuất kho, Anh/ Chị có thể sinh được Chứng từ Ghi tăng CCDC bằng cách: Vào Tiện ích/ Sinh phiếu ghi tăng công cụ dụng cụ

✓Khi đó chương trình tự động lấy các thông tin bên phiếu xuất kho sang màn hình Ghi tăng Công cụ dụng cụ, và định khoản Nợ TK 005

✓Anh chị chọn Phòng ban sử dụng CCDC, kiểm tra các thông tin cần thiết, sau đó nhấn Cất.

✓Tại đây, anh chị có thể in được Chứng từ kế toán.